Sisäinen valvonta, riskienhallinta sekä sisäinen tarkastus

Sisäinen valvonta

Sisäisestä valvonnasta vastaa hallitus ja konsernijohtaja huolehtii sisäisen valvonnan käytännön järjestämisestä ja toimivuuden seurannasta.

Ylin vastuu taloushallinnosta, tilinpäätöksen oikeellisuudesta ja varainhoidon valvonnasta kuuluu konsernin emoyhtiön hallitukselle. Liiketoiminnan ohjaus ja valvonta tapahtuvat koko konsernin kattavan raportointijärjestelmän avulla. Yhtiön hallitukselle raportoidaan kuukausittain toteutuma- ja vertailutiedot muun muassa liikevaihdon, tärkeimpien kuluryhmien ja liiketuloksen osalta liiketoiminta-alueittain ja tytäryhtiöittäin. Lisäksi konsernijohtaja toimittaa hallituksen kokouksiin viikko- ja kuukausitason seurantaraportteihin perustuvan katsauksen konsernin tilanteesta ja kehityksestä.

Konsernin johtoryhmä kokoontuu kvartaaleittain, jolloin käsitellään divisioonittain tarkemmat taloudelliset tiedot sekä liiketoimintaan liittyvien keskeisten kehityshankkeiden tilanne. Tytäryhtiöiden omat hallitukset ja johtoryhmät käsittelevät kokouksissaan omaan toimintaansa vaikuttavia asioita, joita tarvittaessa käsitellään myös divisioonan johtoryhmän kokouksissa tai konsernitasolla, jos tytäryhtiöiden toimintaan vaikuttavilla tekijöillä on merkitystä myös muille konserniyhtiöille. Konsernijohtaja ja konsernin talousjohtaja arvioivat ja valvovat yksittäisten tytäryhtiöiden ja liiketoimintakokonaisuuksien toimintaa, tuloksellisuutta ja taloudellista asemaa säännöllisesti.

Riskit ja riskienhallinta

Riskienhallinnan tavoitteet ja periaatteet

Wulff-konsernissa noudatetaan hallituksen asettamaa riskienhallintapolitiikkaa, jossa määritellään riskienhallinnan tavoitteet, vastuualueet ja raportointimenettely. Yhtiön riskienhallinta tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista ja varmistaa liiketoiminnan jatkuvuuden. Riskienhallintapolitiikan toteutumista valvotaan sisäisen tarkastuksen avulla säännöllisesti ja myös tilintarkastajat valvovat riskienhallinnan riittävyyttä ja tehokkuutta osana konsernin hallinnon tarkastusta.

Wulff-konsernissa riskienhallinta on osa konsernin liiketoiminnan johtamista. Wulffin riskienhallintatoimintaa ohjaavat lain vaatimukset, omistajien liiketoiminnalle asettamat tavoitteet sekä asiakkaiden, henkilöstön ja muiden tärkeiden sidosryhmien odotukset. Konsernin riskienhallinnan tavoitteena on tunnistaa ja tiedostaa systemaattisesti ja kattavasti uhkatekijät, jotka voivat estää konsernin liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamisen, sekä varmistaa, että riskejä hallitaan asianmukaisesti liiketoimintaan liittyviä päätöksiä tehtäessä. Uhkatekijöitä ovat esimerkiksi yritysostoihin liittyvät riskit, henkilöstöön ja sen saatavuuteen liittyvät tekijät ja taloudelliseen kehitykseen sekä maineeseen liittyvät seikat.

Riskikartoitus

Konserni jakaa riskit strategisiin, operatiivisiin ja markkinariskeihin. Riskienhallinnan prosessissa riskit pyritään tunnistamaan ja arvioimaan, jonka jälkeen suunnitellaan ja toteutetaan käytännössä toimenpiteet kunkin riskin osalta. Toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi riskin välttäminen, sen pienentäminen eri keinoin tai riskin siirtäminen vakuutuksin tai sopimuksin.

Konsernissa tehdään vuosittain riskikartoitus, jossa suurimmat riskit määritellään niiden merkittävyyden ja todennäköisyyden mukaan. Yhtiöiden toimitusjohtajat vastaavat kartoitusten tekemisestä ja riskien seurannasta ja raportoivat niistä konsernin johtoryhmälle. Eri riskiryhmien eli strategisten, operatiivisten ja markkinariskien sisällä pienempien osa-alueiden seurannasta vastaavat erikseen nimetyt henkilöt. Riskienhallintaa ei ole keskitetty omaan erilliseen organisaatioon, vaan riskien hallintaan liittyvät vastuut noudattavat muun liiketoiminnan ja organisaation mukaista vastuunjakoa.

Yhtiön hallitukselle raportoidaan vuosittain päivitetyn riskikartoituksen perusteella havaitut keskeisimmät riskit, riskien merkittävyydessä ja todennäköisyydessä tapahtuneet muutokset, vastuuhenkilöt, tehdyt toimenpiteet ja saavutetut tulokset. Erityisen painopistealueen muodostavat uudet havaitut riskit.

Strategiset riskit

Merkittävimpiä strategisia riskejä ovat yritysostoihin liittyvät epävarmuustekijät. Yritysostojen vuoksi konserni voi altistua osin uudenlaisille markkina- ja toimintaympäristöriskeille. Yritysostoihin liittyy myös riski ostetun liiketoiminnan haltuunotosta, avainhenkilöiden sitouttamisesta ja ostolle asetettujen liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamisesta sekä kasvava altistuminen valuutta- ja korkoriskeille. Kansainvälisen tilinpäätöskäytännön IFRS:n mukaisesti yritysostoista syntynyttä, konsernitaseeseen kirjattua liikearvoa ei poisteta säännönmukaisesti, vaan poistojen sijaan tehdään arvonalentumistestaus vähintään vuosittain tai aina, kun on viitteitä arvonalentumisesta.

Operatiiviset riskit

Asiakkuuksien hallinta ja luottoriskit

Operatiivisista uhkatekijöistä merkittävimpiä ovat asiakkuuksien tai volyymin menetys sekä asiakkuuksien hallintaan liittyvät riskit. Asiakkuuksien tai volyymin mahdolliseen menetykseen yhtiö varautuu kehittämällä korvaavaa liikevaihtoa muissa asiakas- tai tuoteryhmissä. Asiakasmenetysriskiä vähentää riippumattomuus yksittäisistä asiakkaista. Konsernin asiakaskunta on laaja ja johto analysoi mahdollisiin asiakaskeskittymiin liittyviä riskejä.

Toimistotarvikkeiden kysyntään vaikuttavat vielä talouden laskusuhdanteen aikana organisaatioissa tehdyt henkilöstövähennykset ja kustannussäästötoimenpiteet. Yleinen epävarmuus saattaa vielä jatkua, mikä todennäköisesti vaikuttaa joidenkin yritysasiakkaiden tilauskäyttäytymiseen. Epävarmoina aikoina yritykset saattavat vähentää myös osallistumistaan messuille.

Viime vuosien yleistaloudellisen tilanteen kehitykseen liittyvät epävarmuudet korostivat asiakkaiden ja muiden sopimuskumppaneiden luotto- ja maksukyvyttömyysriskien seurannan merkitystä. Tytäryritykset vastaavat itsenäisesti asiakkaidensa luottoarvioinnista ja aktiivisesta luotonvalvonnasta. Tytäryhtiöiden oman johdon lisäksi myös divisioona- ja konsernitasolla seurataan tytäryhtiöiden käyttöpääoman hallintaa ja siihen liittyviä riskejä. Konsernin myyntisaamiset hajautuvat erittäin laajan asiakaskunnan kesken ja vuosittaisesta liikevaihdosta suuri osa kohdentuu tunnetuille ja maksukykyisille asiakkaille. Tämän takia ei ole havaittu tarvetta luottovakuuksille tai vastaaville menetelmille.

Kunkin yhtiön riskienhallintapolitiikalla määritellään luottoriskit ja niiden luottokelpoisuusvaatimukset sekä toimitus- ja maksuehdot. Luottoriskien seuranta on pääasiallisesti tytäryhtiöiden johdon vastuulla ja emoyhtiön talousjohto valvoo riskienhallinnan periaatteiden toteutumista säännöllisesti sekä seuraa keskitetyn oman saatavavalvonnan ja ulkoistetun perintäkumppanin tehokkuutta. Perinteisesti konserniyhtiöiden luottotappiot ovat olleet vähäisiä suhteessa liikevaihtoon. Myyntisaamisten ikäjakauma on esitetty konsernitilinpäätöksen liitetiedossa 20.

Henkilöstö

Merkittäviin operatiivisiin uhkatekijöihin kuuluu myös henkilöstöön ja sen saatavuuteen liittyvät tekijät. Varsinkin Suoramyynti-divisioonan liikevaihdon kehitys ja kannattavuus on osaltaan riippuvainen myyjämäärästä sekä heidän ammattitaidostaan.

Rahoitusriskit

Konsernin rahoitusriskien hallinta ja ulkoinen rahoitus tapahtuu keskitetysti konsernin emoyhtiön toimesta. Yhtiöissä, joissa on määräysvallattomia omistajia, saatetaan tehdä erillisiä rahoitukseen liittyviä päätöksiä, mutta kuitenkin korkeintaan yhtiöiden hallitusten määrittelemissä rajoissa. Hallitus määrittelee rahoitusriskien hallinnan periaatteet tavoitteena minimoida rahoitusmarkkinoiden hintavaihteluiden ja muiden epävarmuustekijöiden aiheuttamat tulos-, tase- ja kassavirtavaikutukset.

Rahoitusriskit jakaantuvat valuuttariskeihin, korkoriskeihin, likviditeettiriskeihin sekä tytäryhtiötasolla hallittaviin luottoriskeihin.

Valuuttariskit

Noin puolet konsernin myynnistä tapahtuu euroissa ja puolet Ruotsin, Norjan ja Tanskan kruunuissa. Valuuttakurssien vaihtelu vaikuttaa konsernin nettotulokseen ja taseeseen. Maahantuonnin osalta altistuminen valuuttariskeille vaikuttaa ennen kaikkea Wulff Supplies -alakonsernin valuuttariskeihin Ruotsin ja Norjan välisten muutosten kautta. Konsernilla on vain vähäisiä liiketapahtumia muissa kuin euroissa tai pohjoismaisissa valuutoissa. Konserni ei tee spekulatiivisia valuuttakauppoja. Konserni ei tee erillisiä suojautumistoimenpiteitä valuuttariskin varalta.

Korkoriskit

Konsernille aiheutuu korkoriskiä vaihtuvakorkoisista pankki- ja TyEL-takaisinlainoista ja shekkitililimiitistä. Markkinakorkojen muutoksilla on suora vaikutus tuleviin korkomaksuihin. Osassa TyEL-takaisinlainoista on kiinteä korko. Konsernin korollisten velkojen korkotiedot on esitetty konsernitilinpäätöksen liitetiedossa 26. Konserni ei tee spekulatiivisia korkokauppoja eikä konsernissa ole toistaiseksi käytetty koronvaihtosopimuksia korkoriskien hallintaan.

Likviditeettiriskit

Konserniyhtiöt toimivat omilla kassavirroillaan ja saavat tarvittaessa lisäpääomaa konsernin sisäisellä lainarahoituksella. Hyvän maksuvalmiuden varmistamiseksi konsernissa korostetaan tytäryhtiöiden itsenäisyyttä tulorahoituksen ja käyttöpääomatarpeen hallinnassa. Likviditeettiriskiä seurataan ja hallitaan konsernitasolla konsernitilijärjestelyillä Suomessa ja Scandinaviassa. Jatkuvalla seurannalla arvioidaan ja seurataan tytäryhtiöiden liiketoiminnassaan vaatiman rahoituksen määrää. Rahoituksen saatavuutta ja joustavuutta pyritään varmistamaan luottolimiittien avulla. Nostamattomat pankkitililimiitit 31.12.2015 olivat Suomen konsernipankkitileillä yhteensä 3,9 miljoonaa euroa. Wulff Supplies -yhtiöiden pankkitilit liitettiin elokuussa 2014 Suomen konsernipankkitiliin. Muutoksen myötä konsernin Ruotsin Wulff Supplies AB:n pankkitilimiitti ja Norjan Wulff Supplies AS:n pankkitilimiitti siirtyivät Suomeen. Lainojen erääntymisaikataulu on esitetty konsernitilinpäätöksen liitetiedossa 26.

Osassa konsernin lainasopimuksista on kovenantit, joiden mukaan omavaraisuusasteen tulee olla vähintään 35 prosenttia ja korolliset velat/käyttökate-suhdeluvun on oltava enintään 3,5 kunkin tilikauden lopussa. Kovenanttiehtojen rikkoutumisesta seuraa neuvottelut takauksen myöntäneen pankin kanssa ja rikkoutumisesta aiheutuva mahdollinen vaikutus konsernille on neuvotteluihin sidonnainen. Tilinpäätöshetkellä 31.12.2016 kovenantit täyttyivät.

Luotto- ja maksukyvyttömyysriski

Viime vuosien yleistaloudellisen tilanteen kehitykseen liittyvät epävarmuudet korostivat asiakkaiden ja muiden sopimuskumppaneiden luotto- ja maksukyvyttömyysriskien seurannan merkitystä. Tytäryritykset vastaavat itsenäisesti asiakkaidensa luottoarvioinnista ja aktiivisesta luotonvalvonnasta. Tytäryhtiöiden oman johdon lisäksi myös divisioona- ja konsernitasolla seurataan tytäryhtiöiden käyttöpääoman hallintaa ja siihen liittyviä riskejä. Konsernin myyntisaamiset hajautuvat erittäin laajan asiakaskunnan kesken ja vuosittaisesta liikevaihdosta suuri osa kohdentuu tunnetuille ja maksukykyisille asiakkaille. Tämän takia ei ole havaittu tarvetta luottovakuuksille tai vastaaville menetelmille.

Kunkin yhtiön riskienhallintapolitiikalla määritellään luottoriskit ja niiden luottokelpoisuusvaatimukset sekä toimitus- ja maksuehdot. Luottoriskien seuranta on pääasiallisesti tytäryhtiöiden johdon vastuulla ja emoyhtiön talousjohto valvoo riskienhallinnan periaatteiden toteutumista säännöllisesti sekä seuraa keskitetyn oman saatavavalvonnan ja ulkoistetun perintäkumppanin tehokkuutta. Perinteisesti konserniyhtiöiden luottotappiot ovat olleet vähäisiä suhteessa liikevaihtoon. Myyntisaamisten ikäjakauma on esitetty konsernitilinpäätöksen liitetiedossa 20.

Pääoman hallinta

Konsernin pääomarakenteen hallinnan tavoitteena on varmistaa ja parantaa konserniyhtiöiden toimintaedellytyksiä sekä lisätä yhtiön arvoa kestävällä, optimaalisella tavalla. Konsernin pääomarakennetta arvioidaan seuraamalla omavaraisuusasteen kehitystä, jossa pitkän aikavälin tavoite on noin 40 prosenttia. Konserniyhtiöt toimivat omilla kassavirroillaan ja saavat tarvittaessa lisäpääomaa konsernin sisäisellä lainarahoituksella. Konsernissa korostetaan tytäryhtiöiden itsenäisyyttä tulorahoituksen ja käyttöpääomatarpeen hallinnassa. Konsernin talousjohto valvoo keskitetysti konserniyhtiöiden käyttöpääoman hallintaa. Konsernin talousjohto hoitaa keskitetysti ulkoisen lainarahoituksen ja sopii lainojen maksuaikatauluista rahoittajien kanssa.

Tietojärjestelmäriskit

Tytäryhtiöt vastaavat itse omiin tietojärjestelmiinsä liittyvistä riskeistä, joiden hallintaa arvioidaan olennaisimpien riskien osalta myös konsernitasolla. Myös tilintarkastajat kiinnittävät huomiota IT- riskeihin ja konsernin tietohallintoprosessien tehokkuuteen, mihin liittyvistä olennaisista havainnoista ja kehitysehdotuksista tilintarkastajat raportoivat konsernijohdolle ja hallitukselle tarvittaessa.

Omaisuusriskit

Konserniyhtiöiden omaisuus on vakuutettu kattavasti onnettomuuksien ja vahinkojen varalta. Osa tytäryrityksistä on vakuutettu myös toiminnan keskeytymisen varalta.

Ympäristöriskit

Konserni ottaa toiminnassaan huomioon myös ympäristöriskit ja panostaa ympäristöystävälliseen toimintaan. Wulff Oy:lle on myös myönnetty ISO 14001 –ympäristösertifikaatti. Wulff jakaa asiakkailleen tietoa toimisto- ja atk-tarvikkeiden kierrätyksestä ja kierrätysratkaisuista sekä esimerkiksi huolehtii asiakkaidensa käytettyjen värikasettien kierrätyksestä. Tämän lisäksi edistetään henkilökunnan myönteistä asennoitumista ympäristöasioihin ja niiden kehittämiseen. Wulff Entre Oy:lle ja Wulff Oy Ab:lle on myönnetty ISO 9001 -laatusertifikaatti.

Tavarantoimittajia valittaessa Wulff Oy Ab suosii kestävään kehitykseen sitoutuneita yrityksiä. Tuotteistoon valitaan tuotteita, joissa on käytetty ympäristöystävällisiä raaka-aineita ja tuotantomenetelmiä. Lisäksi Wulff.fi-verkkokauppa tarjoaa laajan valikoiman Wihreä toimisto -tuotteita, jotka on valmistettu ympäristöystävällisesti. Materiaalivalinnoissa on suosittu kierrätettyjä sekä nopeasti uusiutuvia raaka-aineita ja tuotteiden kuljetuksesta aiheutuneet hiilidioksidipäästöt on minimoitu. Kaikki Wulff Oy Ab:n tavaralähetyksissä käytetyt pakkausmateriaalit ovat kierrätettävissä tai käytettävissä energiana.

Kaikki Wulff-konsernin yritykset Suomessa käyttävät Posti Green -toimituksia, jotka ovat CO2-neutraaleja. Energiatehokkuuden parantamisella ja vähäpäästöisemmän uusiutuvan energian käytön avulla hiilidioksidipäästöjä pienennetään. Toimitukset ovat asiakkaan kannalta aina täysin hiilineutraaleja, sillä jäljelle jäävät päästöt kompensoidaan rahoittamalla Gold Standard -sertifioitu­ja ilmastoprojekteja.

Wulff Supplies, joka toimii Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa, noudattaa Supplies Control -konseptia, johon on koottu kaikki ympäristöprosessit ja asetettu tulevaisuuden suuntaviivat. Konsepti otettiin käyttöön vuonna 2009 ja se on kehitetty yhteistyössä asiakkaiden, henkilöstön ja tavarantoimittajien kanssa. Konseptin avulla Wulff Supplies pyrkii yhdistämään kokonaiskulujen vähentämisen koko toimitusketjussa ja samalla minimoimaan siitä aiheutuvat ympäristövaikutukset.

Wulff Suppliesin tarjoamat tuotteet on kehitetty ja valmistettu eettisiä ohjeita sekä lainsäädäntöä ja asetuksia noudattaen. Wulff Supplies pyrkii vähentämään materiaalien käyttöä, mikä tarkoittaa tehokkaampaa materiaalien ja energian hyödyntämistä. Käytettäviä materiaaleja vaihdetaan ympäristöystävällisempiin vaihtoehtoihin aina, kun niitä on tarjolla ja haitallisia aineita vältetään. Wulff Suppliesille on myönnetty sen kaikkiin toimintamaihin ISO 9001:2008 ja ISO 14001:2004 -sertifikaatit.

Suomen Pakkauskierrätys RINKI Oy on myöntänyt Wulffille todistuksen siitä, että yritys huolehtii markkinoille toimittamiensa pakkausten hyötykäytöstä direktiivien, lakien ja asetusten mukaisesti.

Markkinariskit

Tärkeimpiä markkinariskejä ovat kulutustottumusten negatiivinen kehittyminen tärkeissä tuoteryhmissä, merkittävä laskusuhdanteesta johtuva kysynnän heikentyminen sekä kansainväliset asiakassopimukset. Asiakkaiden kulutustottumusten muutokset, kuten muutokset tulostusratkaisuissa, vaikuttavat toimialan kehitykseen. Wulff-konsernissa seurataan aktiivisesti muutoksia sekä etsitään ja kehitetään niitä vastaavia tuotteita ja palveluita. Myös konsernin laaja tuote- ja palveluvalikoima pienentää kulutustottumusten aiheuttamia riskejä. Laskusuhdanteeseen varaudutaan sopeuttamalla toimintaa ja laajentamalla asiakaskuntaa.

Sisäinen tarkastus

Wulff-Yhtiöt Oyj:n sisäisen tarkastuksen tavoitteena on varmistaa konsernin sisäisten prosessien ja toimintatapojen tehokkuus ja oikeellisuus. Sisäinen tarkastus toteutetaan vuosittain laadittavan tarkastussuunnitelman pohjalta, jonka hallitus vahvistaa vuoden alussa. Konsernin sisäinen tarkastaja laatii suunnitelman, esittää sen hallitukselle ja raportoi toimenpiteiden toteutuksesta. Sisäinen tarkastaja raportoi suoraan hallitukselle.